Huishoudelijk Reglement

Versie: 13 februari 2017
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en schoeisel te dragen.
Artikel 2
De leden zijn verplicht de contributie en indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar.
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, maximaal 2 herinneringen tot betaling sturen gevolgd door een aanmaning. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 4
Alle seniorleden zijn verplicht om in het bezit te zijn van de Instructie Verantwoord Alcoholverbruik, nieuwe leden zullen in hun eerste jaar van het lidmaatschap een uitnodiging ontvangen voor een speciale instructieavond.
Artikel 5
Alle seniorleden die niet in een commissie zitten, bestuurslid zijn, erelid, lid van verdienste of 65plus zijn kunnen door de kantinecommissie worden ingedeeld tot het voldoen van 3 vrijwilligersdiensten per verenigingsjaar. Er is een mogelijkheid tot afkopen, de afkoopsom per verenigingsjaar voor € 120,- per seizoen. Dit gelieve voor 1 maart te voldoen op bankrekening NL18RABO0355955296 onder vermelding van afkoop bardienst.
Als u bent ingedeeld en u komt niet opdagen, ontvangt u een boete van € 60,- per niet gedraaide bardienst.
Vergaderingen
Artikel 5
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Versie: 13 februari 2017
Artikel 6
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per
gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum van de
vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe
verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen
gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het
verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 7
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het
bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur
geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming
zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris
van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde
kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 8
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van
dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de
uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot
bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 9
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde
gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de
vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in
geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 10
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar
benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis
van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende
verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in
de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 11
De werkzaamheden van de T.C. zullen bestaan uit:
 Het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte.
 Het coördineren van eventuele verzoeken aan de KNLTB voor wijziging van speelsterkte.
 De T.C. op te maken speelsterkte.
 Het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden.
Versie: 13 februari 2017
Besluitvorming
Artikel 12
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan
wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming
overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 13
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der
stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het
uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 14
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen voor een persoon, die kandidaat is gesteld op
de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld.
Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement
anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 15
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te
aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle
bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder
bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Elk
jaar treden minimaal twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel
mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van
de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen
van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering,
waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane
vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 16
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen.
Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter
of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer
door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Versie: 13 februari 2017
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het
bestuur.
In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair
afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 17
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan
door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 18
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op 20.000 euro.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 19
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. Namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen.
b. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur.
c. De bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke gebruik korter dan een jaar, behoeven daarin niet te
worden opgenomen.
Van de onder punt a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week
inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Aanmeldingsformulier
Artikel 20
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld:
naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum, vergezeld door een pasfoto. Tevens gaat
het lid akkoord met automatische incasso en moet derhalve ook het IBAN nr op het aanmeldingsformulier
vermelden.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging
opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
De leden zijn verplicht om relevante adresgegevens op te geven aan de ledenadministratie.
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.
De vereniging is verplicht de persoonsgegevens binnen verenigingsverband openbaar te maken in verband
met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de
aanmelding als lid.
Slotbepalingen
Artikel 21
Alle leden kunnen kennis nemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging.
Versie: 13 februari 2017
Artikel 22
Aldus vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering op 13 februari 2017.